V podjetjih, kjer se mail uporablja tako normalno kot hodi na malico, maile gledamo. Če kaj, potem to. Klic iz naslova torej res ni primeren. Vsaj vsakič ne.

Nenapisano pravilo pravi, da je na mail potrebno odgovoriti v roku 24 ur. Vsekakor! Tudi če odgovora (še) nimamo, lahko pač napišemo to (npr. »Hvala za vaše sporočilo. Zadevo bom preveril in vam podal odgovor do jutri popoldne.«)

Zagotovo imate vsaj enega pošiljatelja, ki se vztrajno vriva v vrsto vaših 27+ neprebranih sporočil. Takega, čigar vsako sporočilo ima že v zadevi zapis »NUJNO« ali »!« in še v besedilu kopico njih. Ko ste ga dobili prvič, ste nemudoma reagirali, potem pa se je vaš odziv hitro upočasnjeval. Ker večina mailov verjetno ni bila tako zelo nujnih, si je pošiljatelj naredil dvojno škodo. Prva je, da vam res nujnega maila (brez uporabe zgornje točke 1) praktično ne more več poslati, druga pa je, da mu zaradi uporabe »!« in velikih tiskanih črk lahko začnejo romati v spam. Da, tudi Google tovrstne zapise v zadevah smatra kot neželeno pošto.

V točki 3 pišem o tem, zakaj ne, tu pa dodajam še, da je moteče in deluje grdo. Saj veste, da je pisanje z velikimi tiskanimi črkami v svetu na štiri oči enako kot bi KRIČALI.

Vem, čudno. A ko se nekje zaplete, se vaš zapis lahko uporabi kot »dokazno gradivo«. Pustimo zakonodajo ob strani, dovolj je, da se mail posreduje ali pokaže tretji osebi, kar pa nam lahko ni všeč. Torej zapisi ostajajo shranjeni, to dejstvo pa lahko uporabimo tudi kot izhodišče za pripravo besedila. Napišemo samo tisto, kar bi si upali napisati tudi javnosti. Če želimo zasebnost, uporabimo drug kanal (npr. telefon).

Odlična možnost pri mailu. Sporočilo posreduješ naprej in si daš kljukico »urejeno«. Žal se funkcija »forward« pogosto uporablja za prenos odgovornosti. Če res niste »pravi« naslovnik je seveda normalno, da sporočilo posredujete tistemu, ki to je. Posredovanje celotnih dolgih komunikacij pa v večini primerov ni najbolj primerno. Kar s tem komuniciramo je: »Izvoli, znajdi se«. Če tematiko poznamo, lahko pred posredovanjem sporočila iz njega odstranimo nepotrebne elemente, spišemo bistvo ali v sporočilu pustimo le ključne dele besedila. S tem naslovniku olajšamo razumevanje, predvsem pa skrajšamo njegov operativni čas, v nekaterih primerih pa se celo lahko izognemo tudi neželenemu razkrivanju poslovnih skrivnosti.

Nihče ne želi brati dolgih besedil in v njih iskati bistva. Še toliko bolj, če gre za branje na zaslonu. Naša besedila zatorej pripravimo čim krajša in čimbolj jasna. Če besedilo pred pošiljanjem še enkrat preberemo, navadno hitro ugotovimo »kje smo«. Tudi v letu 2017 je še vedno lepo prebrati slovnično ustrezno besedilo. Aje tko no?

Saj se še spomnimo: Uvod, Jedro, Zaključek. Tovrstna struktura besedila je dobrodošla tudi pri mailu. Pisava? Najbolje, da jo niti ne spreminjamo. Prednastavljena pisava je tam z namenom. Ko podjetja definirajo CGP in z njim povezan podpis ter template maila, naj tudi upoštevajo ustreznost pisave. Vse pisave namreč niso primerne za branje na zaslonu. Enako je z barvami. Če res ni nujno potrebno, bodimo z njihovo uporabo varčni. Izogibajmo se tudi barvnim podlagam ali drugim »okraskom« besedila. Slika se najbolje počuti v priponki, zato jo poslušajmo in dajmo tja. Slikam v besedilu se namreč zmanjša ločljivost, lahko nam podirajo strukturo besedila, naslovniku pa se pogosto tudi ne pokažejo takoj.

Zasebno da, poslovno raje ne. Napisati nekaj, kar nam leži na duši, pa si ne upamo, se ne rešuje na način, da vseeno napišemo in dodamo smeškota.

Bodimo kulturni in spoštljivi. Vsaj pri mailu, za ostalo poskrbijo družabna omrežja.