Organizacija dogodka je zahteven in načrtovan projekt, pri katerem se velikokrat pojavijo nenadne napake, neusklajenosti med načrtom in izvedbo dogodka, nepredvidljive situacije, dejavniki, na katere ne moremo vplivati, improviziranje. Posledično se vedno znova porajajo naslednja vprašanja. Kaj bi lahko naredili bolje? Zakaj se nismo bolje organizirali? Zakaj nismo tega predvidili? Kako je prišlo do napake? Smo se prav odločili z izbiro tega in tega? Zakaj je prišlo do napak in kako bi jih odpravili? Ali je bilo v organizacijo vključenih dovolj ljudi? Ali je bil izbran pravi čas za izvedbo? Ali je bila logistika dobro pripravljena? Smo bili dobro pripravljeni? In podobno.
Glavni temelji, ki si jih moramo zastaviti na samem začetku projekta so:
KAJ JE NAMEN DOGODKA
Poznati moramo potrebe, želje, pričakovanja in zahteve ciljne javnosti, kateri je dogodek namenjen.
CILJ DOGODKA
Cilji so zelo pomembni za pripravo in izvedbo dogodka, zato morajo biti specifični, merljivi, dosegljivi, relevantni in realni
CILJNA SKUPINA
Na podlagi zastavljenih temeljev se pripravi:
IDEJNA ZASNOVA IN KREATIVA
V današnjem času vse pogosteje dogodke načrtujejo podjetja sama, organizacijo pa podjetje prepusti zunanjim izvajalcem. Sporočilo dogodka je zelo pomembno, zato mora sporočilo preko dogodka doseči ciljno javnost.
V kreativnem delu procesa organiziranja dogodka iščemo aktivnosti, kot so oglaševanje, dekoracija, pogostitev, zabavni program,..skratka za vse kar naročnik želi, da poskrbimo. Nove kreativne ideje in zamisli moramo tako iskati ves čas. Prilagajamo jih ciljem in namenom dogodka ter željam naročnika.
NAČRTOVANJE
Pripraviti ga je potrebno zelo premišljeno in kakovostno, če želimo, da ne prihaja do nepredvidljivih situacij. Načrtovanje v celotnem procesu organizacije zahteva največ časa, saj ta faza poteka vse do konca izvedbe dogodka. Pomembno je, da pravočasno dobimo pregled nad celotnim prihodnjim dogajanjem in da poiščemo ljudi, ki so sposobni izvesti posamezne dele načrta.
IZVEDBA
Zahteva usklajevanje aktivnosti vseh sodelujočih na dogodku. Za uspešno izvedbo dogodka so potrebni izkušeni in profesionalni izvajalci, ki poskrbijo za naročeno.
Na koncu vsakega dobro organiziranega dogodka sledi zadovoljstvo vseh sodelujočih, seveda tudi naročnika, kar pa je največja zahvala za ves vloženi trud.
