Zagotovo ste se že večkrat znašli v situaciji, ko govorca na drugi strani telefonskega pogovora niste in niste razumeli. Kljub temu, da sta oba uporabljala isti jezik, ste imeli občutek, kot da govorita v dveh popolnoma različnih jezikih. Ste pričakovali eno stvar, dobili pa nekaj čisto drugega? Vam je sogovornik rekel: »Tega si nismo tako prestavljali.« Še huje: »Tega si nismo želeli!« Do šumov v komunikaciji prihaja in bo prihajalo.
Vsak ima možnost vplivati, da se v čim večji meri izogne šumom v komunikaciji, ki povzročijo nezadovoljstvo, slabo voljo ter ne nazadnje nepotrebno porabljen čas in nepotrebno dodatno delo. Truditi se moramo, da smo pri svojem delu čim bolj efektivni in ne izgubljamo dragocenega časa ter da imamo s svojimi sodelavci (notranjim in zunanjimi), ki so na drugi strani komunikacijskega procesa, kar se da najboljšo pretočnost informacij.
In kaj lahko sami storimo, da bo pretok informacij jasen in glasen? Da se bomo čim manjkrat vprašali: »Halo, ali se slišimo? Halo, ali govorimo isti jezik?« spodaj navajam le nekaj trikov, ki bodo izboljšali komunikacijo in naredili informacije bolj pretočne in transparentne.
- Sprašujmo. Naj nam ne bo nerodno dvakrat vprašati in se prepričati, ali smo našega sogovornika pravilno razumeli. Bolje se je prej prepričati, kot dvojno delati.
- Poslušajmo. Včasih je težko, predvsem, če delamo v pisarni, kjer je več ljudi. Naučimo se izločiti zunanje faktorje in se osredotočiti samo na pogovor (telefonski) z govorcem na drugi strani. Sprva bo težko odklopiti vse zunanje dejavnike, s časom pa se boste navadili in izučili spretnosti – usmeriti pozornost samo na pogovor.
- Ko nam je sogovornik že razložil, kaj želi, preverimo to še enkrat. Ponovimo njegove želje, da vidimo, ali je naša interpretacija prava. V vsakdanjem sporazumevanju ustvarjajmo komunikacijski feedback.
- Zapisujmo si. Na sestankih si pišimo opombe, oporne točke, izločke dogovorjenega. Po sestanku vsebino še enkrat obnovimo in shranimo tiste najpomembnejše informacije, ki so ključne za nadaljnje delo.
- Izobražujmo. Moramo razumeti svojega sogovornika, prav tako pa mora on razumeti nas. Kadar je na drugi strani komunikacijskega procesa oseba, ki se strokovno ne spozna na naše delo, lahko zaradi tega prihaja do neljubih šumov. Zato (se) izobražujmo. Ko vemo, kaj naš sogovornik potrebuje, vemo, kaj mu ponuditi. Še najpomembneje pa je, da ga naučimo, da tudi sam razume, kaj potrebuje in s kakšnimi materiali »operira«. Verjemite, vaša investicija v njegovo znanje se vam bo še kako obrestovala.
- Uporabljajmo orodja za lažji prenos podatkov. Ker se informacije in podatki na poti od enega do drugega lahko hitro izgubijo (npr. prevelika datoteka za pošiljanje prek e-pošte pošte), uporabljajmo orodja za hitrejši in lažji prenos (velikih) podatkov (npr. We Transfer, Dropbox, Firefox Send, MyAirBridge ipd.).
- Ustvarimo delovno okolje s čim manj ‘distraktorji’. Poglejmo okoli sebe. Ugotovimo, kaj je tisto, kar nam povzroča šume in je nepotrebno, ter odstranimo iz delovnega mesta. V »čistem« delovnem okolju se bomo boljše počutili in s tem tudi omogočili boljšo komunikacijo.
- Poskušajmo razumeti. Kogar koli imamo na drugi strani komunikacijskega kanala, poskušajmo ga razumeti – poskušajmo mu stvari predstaviti na način, da jih bo tudi on razumel in poskušajmo najti skupni jezik s svojim sogovorcem. In naj bo v pogovoru (tako na delovnem mestu kot ne nazadnje tudi doma) čim manjkrat »Halo, halo, ali se slišimo?«
